Veraltete IT-Systeme als Chance für Fortschritt
Was passiert, wenn zentrale IT-Systeme in einem Unternehmen bald nicht mehr unterstützt werden? Im besten Fall: Man nutzt die Situation, um Prozesse neu zu denken, Innovation zuzulassen und eine moderne Lösung aufzubauen, die nicht nur den Status quo ersetzt – sondern deutlich verbessert.
Genau vor dieser Herausforderung stand die Abteilung Jugend- und Familienangebote des Kantons Basel-Stadt. Zwei zentrale IT-Systeme standen kurz vor dem Lebensende. Ein Weiterbetrieb war keine Option – zu hoch das Risiko von Sicherheitslücken, mangelnder Kompatibilität und steigenden Wartungskosten.
Matthias Wüest von der XWare GmbH nahm gemeinsam mit der Abteilung und dem Team von IT BS, Cloud & Application Services die Herausforderung an – und entwickelte in den vergangenen Monaten einen praxisnahen Prototyp für neue CMI-Module. Ziel war es, die künftige Lösung nicht nur abstrakt zu planen, sondern sie greifbar zu machen, frühzeitig Nutzerfeedback einzuholen und die Anforderungen gezielt zu verfeinern.
CMI als Fundament – XWare als Architekt
CMI ist die von CM Informatik AG entwickelte Lösungsplattform zur digitalen Geschäftsverwaltung. Sie unterstützt unter anderem die Verwaltung von Dossiers, Aufgaben, Kontakten, Behördenprozessen, Archivierung und Digital Government. Besonders Kantone, Städte und Gemeinden setzen auf CMI-Lösungen, um ihre Verwaltungsprozesse effizient und rechtssicher abzubilden.
Matthias Wüest und Thomas Schnyder von der XWare GmbH kennen CMI-Lösungen aus langjähriger Praxis in vielfältigen Projekten mit Gemeinden und Kantonen. Dabei nutzen sie ihre Erfahrung, um passgenaue Lösungen zu entwickeln – eigenständig oder gemeinsam mit CMI.
XWare-Kunden schätzen, dass die beiden IT-Experten nicht nur Software einführen, sondern auch zentrale Aufgaben in der IT-Projektleitung, im Testing, in der Entwicklung und im laufenden IT-Betrieb der CMI-Plattform übernehmen. Besonders bei personellen Engpässen sorgt dies für Zuverlässigkeit, Tempo und fachliche Entlastung – genau dort, wo Unterstützung am meisten gebraucht wird.
Wir begleiten Sie von der Evaluation passender IT-Lösungen über die erfolgreiche Einführung bis hin zum sicheren IT-Betrieb.
Klare Anforderungen als Schlüssel zum Erfolg
Der Kanton Basel-Stadt nutzt bereits mehrere, teils stark individualisierte CMI-Module. Die Abteilung Jugend- und Familienangebote stellte jedoch neue Anforderungen an die Plattform. Benötigt werden unter anderem eine Datenbank zur Finanzierung von Unterbringungen in Heimen und Pflegefamilien (Kinderdossier), ein Modul für den Adoptionsvollzug und weitere Anwendungen wie die Herkunftssuche.
Zunächst machte sich das von Felicitas Graf (Leiterin Stab) geführte Projektteam intensiv mit den vielfältigen Möglichkeiten der CMI-Plattform vertraut. Gemeinsam mit dem Projektteam verfeinerten Djibril Traoré (IT BS, Cloud & Application Services) und Matthias Wüest (XWare GmbH) die Anforderungen, um sicherzustellen, dass die Lösung später exakt auf die Bedürfnisse der Abteilung zugeschnitten ist.
Wie wir aus dem Beitrag „Anforderungsanalyse – unterschätzter Erfolgsfaktor für IT-Projekte“ wissen: „Das Gleiche wie bisher“ ist keine ausreichende Anforderung.
CMI-Prototyp zur Schärfung der Anforderungen
Um die Anforderungen greifbar zu machen, wurde ein Prototyp entwickelt, der als anschauliches Modell der zukünftigen Softwarelösung diente. Matthias Wüest setzte diesen Prototyp für erste Schulungen und Workshops ein, in denen die Beteiligten die Lösung nicht nur theoretisch, sondern direkt im Kontext ihrer Arbeit erleben konnten. Durch diese praxisnahen Einblicke konnten die technische Machbarkeit frühzeitig geprüft und wertvolles Feedback der zukünftigen Nutzer eingeholt werden. So wurde der Prototyp zu einem entscheidenden Werkzeug, um die Anforderungen zu schärfen und die Basis für eine passgenaue Lösung zu legen.
Agiles Vorgehen überzeugt alle Beteiligten
Das agile, schrittweise Vorgehen trug entscheidend dazu bei, die Anforderungen kontinuierlich zu verfeinern, Fehlentwicklungen zu vermeiden und die Weiterentwicklung zu beschleunigen. Die Mitarbeitenden der Abteilung Jugend- und Familienangebote erlebten dies als besonders effektiv und praxisnah. Gerade weil sie im Tagesgeschäft stark ausgelastet sind, bot die Flexibilität des Modells einen grossen Vorteil.
Auch der Kanton Basel-Stadt und sein Team IT BS, Cloud & Application Services, profitierten von der Erweiterung der bekannten Konfigurationsmöglichkeiten und dem Einsatz von neuen Technologien. Die XWare GmbH stellte zudem den Wissenstransfer sicher, der direkt in weitere CMI-Projekte im Kanton einfliesst.
«Wir freuen uns, dass das Projekt mit erstaunlich wenig Stunden auskam. Wir konnten viel erreichen. Das gemischte Projektteam arbeitete fokussiert und unkompliziert zusammen – so macht IT Freude!»
Felicitas Graf, Leiterin Stab Jugend- und Familienangebote
Vom Prototyp zur produktiven Version
Der nächste Schritt steht kurz bevor: Aus dem Prototyp entsteht die erste produktive Version. Matthias Wüest freut sich darauf, das Erziehungsdepartement des Kantons Basel-Stadt auch beim Umsetzungsprojekt zu unterstützen. Im Rahmen des Projekts werden folgende neue Module eingeführt:
- Adoptionsdossier
- Herkunftssuche
- HAKES-Dossier (Haager Kindesschutzübereinkommen)
- Kinderdossier (Finanzierung von Unterbringungen in Heimen und Pflegefamilien)
Damit erhält die Abteilung Jugend- und Familienangebote eine leistungsfähige Softwarelösung, die ihre komplexen Abläufe effizient abbildet und nachhaltig optimiert. Mit diesem Schritt schafft Basel-Stadt die Grundlage für eine zukunftssichere digitale Verwaltung – praxisnah, agil und exakt auf die Bedürfnisse der Nutzer zugeschnitten.
